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从信息科角度,思考决定信息系统切换成败的几点重要因素

发布时间:2022-11-21 来源:智医信 字号:【加大】【减小】 手机上观看

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作为医院信息部门,信息系统上线或者系统整体重构,在所难免,特别是最近几年,我们从招采平台和市场情况可以看出,随着业务的发展、评审目标的要求、自身系统的不足等原因导致医院信息系统重构较为普遍,无论是已经完成重构或者正在准备重构的医疗机构最担心的问题是如何保障医院的业务在不间断的情况下顺利开展,实现信息系统平稳、安全的完成切换工作,以下是结合笔者一些经验,供参考


1、无规矩不成方圆,组织架构保更换

再好的产品,没有一个好的施工队和组织架构作为基础保障信息化永远建设不好。组织架构至少应该包括医院和厂商,架构图的意义不在于架构图本身,最重要的是明确责任和任务。信息化建设过程当中特别是信息系统重构,将涉及众多的科室和部门,因此信息化组织架构必不可少,组织架构的意义在于将责任落实到具体科室和人头,将信息化建设过程中需要协调配合的事项分配到具体的个人,做到“有事找对人”。
在明确责任的同时建议将个人或者科室需要做的工作条理化、结构化,系统性的分阶段告知各个科室需要做什么,如药剂科,在上线前需要配合需求沟通、准备药品字典、核对药品信息、测试、培训考核、虚库/实库(盘点)、检查配套设备等等,这些都需要具体到人头以及明确时间节点。

2、众人拾柴火焰高,沟通配合最重要

信息系统在重构的过程中有很多的问题需要沟通配合,信息科只能“运筹帷幄”不能“独断专行”。信息化建设需要全院的配合参与,而沟通是解决信息化过程中遇到的问题必不可少的方式,因为在信息化建设过程中,如收费价格、套餐、知识、规则、字典信息等都需要各个科室的配合参与,因此我们需要建立沟通渠道和沟通方式、沟通周期等。沟通渠道包括钉钉、微信、邮件、短信等;沟通方式包括线上、线下的会议或者个人沟通等;沟通的周期包括建立沟通周期制度,每天、每周、每半月、每月等,定期汇报项目进度、难点重点、配合事项、下步计划等。

3、万丈高楼平地起,数据字典是根基

在笔者看来基础数据字典是医院信息系统重构成败最重要的因素,大多数医院在重构信息系统时候,最容易被忽视的因素也是基础数据了。由于基础数据的具有数据量大、信息内容多、准确率要求高等特点,大多数医院在处理基础数据上主要通过两种方式完成,一种是手工逐条录入,主要原因是无法导入、原来数据质量差、原有的数据不能导出、字典格式不匹配等;另外一种因素是导入的方式,通常厂商提供一个标准的格式,医院按照标准格式完成数据的准备,厂商通过工具或者数据库等方式完成基础数据的导入。

为什么说基础数据是决定上线成败的最重要因素,笔者认为一旦数据错误率较高,短时间内是无法完成数据的整改的,因此将直接导致上线失败。如药品字典,由于批号、规格、售卖方式(整包/拆零)、库存、金额等一旦维护错误,必将导致医生开方错误,如果这种量过大,很难及时或者后台完成修改。因此在上线之前一定要确保基础数据的准确性,笔者认为至少要经过数据源、导入核对、多人核对、药房二次核对、系统测试等环节。

4、不打无准备之仗,前期准备是保障

1. 保障人员要充分考虑

信息化建设最终是要依靠人去实现的,信息系统上线前医院和厂商共同制定好现场保障人员计划表,并下发到每个科室人员手上,同时成立统一的调度指挥中心,协调全院系统上线过程中的各类人员安排、需求收集、问题解答等,同时计划安排表至少要包括对接人姓名、电话、负责内容等,特别是厂商人员的安排,根据医院的情况要求厂商上线具备相应的人数、资质、经验、分工等。
2. 培训计划工作要全面
培训是系统实施的重要环节,培训不仅可以了解系统功能,更重要的是熟悉信息系统操作、检验系统和数据质量、是否满足医院的需求、了解业务流程、暴露系统不足等。
制定培训计划表,对培训策略和方式、培训人员层次、培训内容、培训考核等做全面的计划。比如培训策略和方式包括安排专业讲师、理论和实践结合、批次培训、集中培训、单独培训等等;培训人员层次包括操作员培训、管理员培训、开发人员培训、模板报表制作员培训等;培训内容包括基本操作培训、流程培训、管理培训、常见问题处理培训、开发培训、模板制作培训等;培训考核包括实际操作考核、信息系统理论考核、问题处理能力考核、基础计算机理论考核等,并制定有针对性的培训计划。
3. 测试环节不可少
测试是保证软件运行正确性的重要手段,测试的目的是对前期准备的环境的检验,要将上线前所有问题暴露出来,笔者认为测试是相对于基础数据最重要的影响上线成败的因素。测试的内容包括功能测试、单系统测试、流程测试、接口测试、数据质量测试、字典规则测试、性能测试、需求测试、环境测试、安全性和可靠性测试等。
通常很多医院在做测试的时候,多数只是测试单个系统的功能性和稳定性等,缺乏业务流程的闭环测试,如门诊建档、挂号、医生站、门诊药房这四个最关键的环节闭环测试;住院入院、护士工作站、医生工作站、住院药房这四个最关键的环节闭环测试,一旦系统上线以后就发现各种流程上的问题,如数据闭塞、数据错误、数据延迟、数据丢失等问题,所以业务流程测试至关重要。
4. 管理机制是保障
很多医院不愿意重构系统,主要原因是周期长、任务重、成本高、风险高等。一旦下定决心选择重构,在这过程中一定要做好项目的管理机制,如建立统一的需求和问题收集平台、未参与系统培训和考核未通过的管理办法、药品库存和财务管理机制、信息系统升级或更新管理办法、疏导患者情绪的管理办法等。

建立统一的需求和问题收集平台主要目的是尽可能收集一线使用人员的诉求,并且能及时监管厂商整改进度,掌握信息系统整体使用情况等;未参与系统培训的人员可采取不授权信息系统等方式管控,考核未通过的人员可组织有针对性的培训和指导;药品库存管理和财务管理上线前可根据实际情况采用虚库或者实库的办法建立库存,对财务来说存在一定的进销存差额;升级更新机制主要是确定升级的方式、升级的时间、升级的步骤、回滚措施等,保障升级更新的安全;最后就是疏导患者情绪的管理办法,由于新上系统一定存在各种问题,患者会出现各种焦躁、投诉、甚至谩骂等情况,因此医院需要做好疏导患者情绪的工作,张贴信息系统切换等告知信息,让患者及时了解情况,改善患者就医体验。

5、谋定而后动,门诊住院切换方案

门诊和住院的切换方案通常各有几种方式,如门诊包括一刀切、部分科室推全院、部分业务推全院业务等;住院包括部分科室推全院、两套系统并行、一刀切等。

首先门诊的一刀切就是门诊全部启用新系统,老系统停用,好处在于库存便于管理、使用人员便于操作、数据能实时共享、患者就医体验好等,不足在于要求相对高,要求数据质量高、操作需熟练、人员投入大、保障措施需完善等等;部分科室推广全院好处在于系统稳定性、数据质量、接口、系统功能等都得到了检验,不足在于存在两套账的问题,财务管理和库房管理较为繁琐;部分业务推广全院业务好处在于每个系统的业务和功能能得到充分的检验,但不足在于与旧系统大量接口、数据孤岛严重、管理难度大等。

其次是住院的切换方案,部分科室推全院和门诊类似,不用多介绍,两套系统并行的方式目前采用比较多的一种方法,就是老系统的病人在老系统管理,新病人在新系统管理,好处在于新系统压力小、适应时间长、管理难度低、患者体验感较好、风险小,不足在于存在财务和库存两套账等;另外就是一刀切,住院的一刀切通常有两种办法,一种办法就是老系统的病人通过后台或者工具完成数据的转换,实现导出导入,另外一种老病人从老系统全部办理出院,再重新在新系统办理入院,这种方式好处在于全院一套系统、操作体验、一体化、数据共享、患者管理等方面较好,不足在于难度大、风险高、患者体验感不好,特别是医保病人会涉及到报销问题等。

正如前面介绍如果采用并行方式,笔者建议采用虚拟库存,每天新系统对住院所消耗的药品进行统计,由院方安排相关科室进行药品对账,待老系统病人全部出院后,住院药房实物盘点进新系统。
6、人无远虑必有近忧,应急预案一定要有

尽管可能前期我们准备工作已经做的很扎实了,但是在实际上线的时候一定会存在着这样或者那样的问题。比如数据延迟、登录失败、保存错误、网络中断、找不到字典信息、价格错误、操作错误、病人拥堵等等问题,这些都是很正常的现象,没有哪个医院信息系统切换一定是万无一失的,只能将问题降到最低以及制定详细的应急预案,所以我们应该客观看待。但是有一些问题是可能直接导致上线失败的问题,比如说数据字典严重错误、网络中断时间超长、服务器崩溃、系统无法使用、大面积人员拥堵等,那么这些问题都需要建立有效的应急预案。

首先,要制定应急预案,包括应急预案的风险处理原则、风险等级划分、每个等级具体的因素以及每个等级的处理方法等。
其次,保留旧系统正常运作,旧系统在切换之前继续保留正常工作,一旦出现的问题故障超过一定时间,根据医院的实际情况,可启用原有信息系统,以保证整个医院业务的正常开展。
再其次,建设应急管理系统,当由于特殊原因导致全院电力、网络等都处于崩溃的时候,门诊系统能够单机运作,等到网络恢复,再提交业务数据的需求,实现网络运行模式与单机运行模式的无障碍切换。
最后,建设双击热备、集群和负载均衡、异地备份。医院的HIS系统运行中由于种种原因(服务器、核心交换机、网络故障、病毒侵害等)都可能造成系统的停摆,从保证系统稳定运行、数据安全角度考虑,医院在硬件环境方面考虑双击热备、集群和负载均衡、异地备份等,以应对系统服务器、存储系统、网络等发生的各种故障。



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